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Evernote で未来の自分に「ラク」をプレゼントする

2017.08.22

Evernote Bussiness ロゴ

株式会社タスクの福岡雅則です。北陸地方で Evernote Business をはじめとしたクラウドサービスの導入のお手伝いをしています。
今回はEvernoteの活用方法についてご紹介します!

セミナーや展示会を開催する準備に欠かせないツール

仕事で Evernote を使うようになってから気がついたのは、「使えば使うほど『使える』道具になっていく」ということです。
特に定期的に開催する行事やイベントの準備作業には、Evernote が最適だと思います。

調べた内容を Evernote にまとめる

イベントの会場と日程を決めるのは骨の折れる仕事ですよね。例えばセミナーを開く場合、空室状況、定員、費用、設備などを片っ端から調べ、目的に合った会議室を探さなければなりません。一度ならともかく定期的に開催する場合、毎度調べ直すのは面倒だし、もし担当者が変わった場合はまたイチから調べ直しになることも。そんなムダを極力なくすために、Evernote が役に立ちます。

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調べた内容はとりあえずノートに書いていきます。施設名、定員、部屋の広さ、料金、予約方法、連絡先など、簡単に表形式でまとめられるから便利。施設サイトへのリンクを貼っておけば、ワンクリックでアクセスできます。

一度会場の情報を Evernote に蓄えてしまえば、次回から会場探しは劇的にラクになります。

日程調整はカレンダーテンプレートで

日程を決める場合、会場の空き状況だけでなく、講師やスタッフのスケジュールとの兼ね合いや、特定の日や曜日は外すなど、いろんな要素を踏まえての判断が必要です。ところが、会場の空き状況はネットにあり、講師の希望日はメールで届き、スタッフのスケジュールはグループウェアにあるなど、情報が分散していてまとめきれません。そんな時に Evernote のカレンダーテンプレートを使います。

各種テンプレートは Evernote 日本語版ブログ・Evernote ヘルプ&参考情報から無料で入手できます。

決して高機能ではありませんが、手書きの手帳感覚でシンプルかつ自由に書けるのが便利。例えばスタッフの都合のいい日に「○」印を、都合の悪い日に「×」印を書き、会場の空き状況をメモ程度で書いていくだけで、とても見やすい形で日程調整できます。

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下見の記録も申込用紙も Evernote へ

会場の下見でも Evernote が活躍します。

全体の様子のほか、音響や照明の設備、電源の場所、出入口や通路など、できるだけ多く写真に撮って Evernote へ。スマートフォンアプリを使えば撮った写真をワンタップでまとめて一つのノートに添付できるので大変便利です。

コメントはノート本文に書くだけでなく、「注釈機能」を使って写真に直接書き込み、誰が見ても分かるようにしておきます。そうすれば、本番の日はスタッフ各自がスマートフォンで写真を確認しながらスムーズに準備が進められ、ミスを防げます。また、次のイベントの時に同じ会場が候補に挙がったとき、もう下見に行く必要はありませんよね。

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必要事項を記入した申込用紙をその場でアプリで撮影して Evernote に取り込んでおけば、これ以上ない「サンプル」のできあがり。申込内容をいつでも確認できるだけでなく、次に同じ会場を使う場合に誰でもすぐに申込用紙を記入することができます。

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一番大事!反省点もしっかり Evernote に記録

イベントが終わった後は現地で反省会を行います。スタッフ全員が、その日の良かった点や改善すべき点などを出し合い、ホワイトボードに書いていきます。

ホワイトボードの内容は紙に書き写すのではなく、アプリで撮影して Evernote に保存。瞬時に記録できるだけでなく、後から検索して反省会の内容を素早く手元に引き出せます。これなら反省会が名ばかりのものに終わらず、次のイベントでフルに活かすことができます。

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最後に目次で関連ノートを束ねる

さて、ここまででイベントの準備や運営に関する様々な情報を Evernote に保存してきました。会場のデータや写真、提出書類、反省点など、イベント運営のノウハウが詰まった沢山のノートができました。

ところで本には必ず目次があって、目的のページに素早く導いてくれますが、Evernote も簡単に目次を作ることができ、素早く目的のノートにジャンプして詳細を確認できます。目次ノートがあれば他の人との情報共有が格段にスムーズになります。

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使えば使うほど「使える」道具に

ここまでの話を聞いて「なんでそこまで Evernote を使うの?」と思うかもしれませんが、Evernote は使えば使うほど「使える」道具に成長してくれるのです。次に同じようなイベントを企画する場合、前回のイベントのノートを検索でサっと引き出せます。もうイチから会場を探したり調べたりする必要はなく予約もカンタン。下見の写真を見れば会場の長所短所が分かり、一度使った施設なら申込用紙の書き方も分かります。全てのノウハウが Evernote に分かりやすい形で詰まっているのです。

そして何より、Evernote Business なら、全てのノートが会社の財産として蓄えられ、会社の仲間と共有できます。もう誰が担当者になったとしても、「このノートを見ておいて!」と目次ノートの在り処さえ教えてあげれば引き継ぎはほぼ完了。安心して仕事を任せられます。

このように、Evernote は使えば使うほど様々なノウハウが蓄積されていき、次に活かせるようになります。最初は少しだけ苦労するかもしれません。けれど必ずこの先の自分の仕事がラクになるのです。

未来の自分に「ラク」をプレゼントするために、何はともあれ新しいノートを一つ作ってみませんか?

※本内容はEvernote日本語ブログに寄稿しています

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