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山積みカタログとさよなら!ペーパレスの一手
2016.08.04
営業力 業務効率化

数か月ごとに発行されるカタログには、商品の詳細な仕様や価格が掲載されており、見積や注文に際には重要な情報となります。

また、価格はオープン価格になっていたり、希望小売価格になっていたりする場合もあり、会社ごとで仕入れ値と販売価格を記録する際に、カタログに記入することも……。

  • 課題
  • 頻繁に発行される紙のカタログをデジタルに管理したい
  • ポイント
  • 紙データをデジタルに
    取り込んだデータに直接記入
    画像から文字を検索
  • 解決策
  • Evernoteを活用してカタログを管理

毎月何冊もやってくる――分厚いカタログが場所を圧迫

カタログの発行は年1回、ということはほとんどありません。
少なくとも季刊、あるいは毎月発行されます。
カラーのカタログは辞典のように分厚く、また重くなります。

新旧カタログが混在!欲しい情報をすぐに探せない

山積みになったカタログから、すぐに情報を探すのは至難の業。
2014年の見積であっても、過去の在庫を利用している可能性もあるので、2014年以降を手繰っていかなければなりません。

ポイント1:

カタログを電子データでとりこむ

全カタログをスキャンしても、必要な箇所をピックアップして写真撮影しても構いません。
カタログデータはWebで配信されている場合もあります。該当ファイルを丸ごと保存しましょう。

ポイント2:

書き込んだ情報も「文字」として取り出せる

Evernoteは読み込んだ画像情報を「文字」として認識します。また、手書き文字も「高精度」に認識できます。
また、取り込んだ後も、電子データに対して、価格やメモ書きをSkitch機能を利用することで書き込めます。

ポイント3:

カタログの分類をタグで管理

どんどん増えていくカタログは「何年度」「西暦XXXX年発行」といった年タグや商品の種類でタグをつけておくと、必要なノートをすぐに見つけられる

『カタログの文字』も『手書き文字』もすべて検索!欲しい情報をすぐに取り出せる

紙ではなく、電子データになることで、調べたいキーワードで情報を引き出すことが容易になります。

検索して取得したノートが新しいか、それとも古いものかは<年度>タグですぐにわかります。

オフィスをひっ迫していたカタログも無くなり、情報を引き出すスピードが格段にアップします。

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