今からでも遅くない！Boxで電帳法に対応しよう（前編・電帳法で使えるBox４つの機能）

技術ブログ

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今からでも遅くない！Boxで電帳法に対応しよう（前編・電帳法で使えるBox４つの機能）

今からでも遅くない！Boxで電帳法に対応しよう（前編・電帳法で使えるBox４つの機能）

2023.05.02

【１．はじめに】

こんにちは。Box Certified Professional の福岡です。

最近、「電子帳簿保存法」（電帳法）の話をよく耳にします。
2022年1月に「改正電帳法」が施行されましたが、その中で特に皆様が気にされているのが、電子取引における電子データの保存要件についてではないでしょうか。この改正法への対応については猶予期間が設けられているものの、その期限となる2023年12月31日は刻一刻と迫っています。準備は万端でしょうか？

そこで今回は「今からでも遅くない電帳法対応」をテーマとして、「Box」というクラウドストレージを使った電帳法のデータ保存要件への対応方法についてご紹介したいと思います。

そもそも何をどう準備すればいいか分からない
会社でBoxを使っているが、電帳法に対応できるのか良く分かっていない
Boxの様々な機能について理解したい

こういった思いを持っている方に、できるだけ分かりやすく、今すぐにでもお試しいただけるよう詳しく説明したいと思います。記事は前編と後編に分かれており、前編では改正電帳法の概要と電帳法対応で活躍するBoxの４つの機能をご紹介。また後編ではBoxにおける具体的な設定方法と運用方法について解説していきます。

【２．Boxとは】

そもそもBoxとはどのようなサービスなのかを簡単に説明すると、クラウドにフォルダやファイルなどのコンテンツを保存し、いつでもどこでもあらゆる端末からそれらを安全に利用できるワールドワイドなストレージサービスです。単にクラウドに保存できるだけではなく、次のような特徴があります。

容量無制限であり大容量のコンテンツの保管に適している
Boxに保存したコンテンツを、社内・社外問わず関係者間で安全に共有できる
コンテンツの共有の際に、きめ細かなアクセス制御ができる
コンテンツを管理・保護するための高度な機能やセキュリティが備わっている
Microsoft、Google、Salesforceなどの様々なクラウドサービスと連携し、それらのコンテンツ管理基盤になりうる

これらの特徴から、特に企業向けのストレージサービスとして導入が進んでおり、世界で100,000社以上、日本だけでも15,000社の導入実績があります。

【３．電子帳簿保存法対応で必要なこと】

すでにご存知の方には「釈迦に説法」になるかもしれませんが、ここで改めて改正電帳法に則った電子データの保存要件についてポイントをまとめてみたいと思います。

＜改正電帳法の電子データ保存要件のポイント＞

電子取引で授受したPDF等の電子データはデータのまま保存する必要があります。これまでのようにデータを紙に印刷して保管することはできなくなります。
授受した電子データに対しては、授受後速やかにタイムスタンプを付与して真実性を確保する必要があります。タイムスタンプの付与が難しい場合は、データの訂正・削除ができない、または訂正・削除の履歴を確認できるシステムにデータを保存しなければなりません。
保存している電子データは、PCのディスプレイ等で速やかに明瞭な形で表示できることが求められます。
取引先名、取引金額、取引金額による検索が可能であり、かつ税務調査の際に税務署員からの求めに応じて目的の電子データをダウンロードできることが求められます。

以上４点の保存要件について、Boxに備わる機能を活用すれば全てを満たすことができると言われています。では次に電帳法に対応する際に活躍するBoxの４つの機能をそれぞれご紹介したいと思います。

【４．電帳法対応で使えるBoxの４つの機能】

Boxで電帳法に対応するためには、次に掲げる４つの機能をまず理解する必要があります。
いずれの機能も電帳法対応のみでなく様々なシーンで役に立つものなので、もし今まで使ったことがない、あるいは機能の名前を聞いたことがないという方は、これを機に是非覚えていただければと思います。

機能	機能の説明	改正電帳法における役割
メタデータ	Boxに保存したファイルに対して定型情報を付加し、その情報での検索を可能にする機能です。タグに似た機能です。（Business Plus以上のプランが必要）	「取引先名」「取引金額」「取引年月日」をそれぞれメタデータとしてファイルに付加することで、検索の要件に対応します。複数のメタデータ項目を組み合わせた検索や、年月日・金額などの範囲を指定した検索も可能です。
ファイルリクエスト	Boxの特定フォルダに対してファイルのアップロードを可能とするリンクです。アップロードの際は、ファイルにメタデータやアップロード者のメールアドレスなどの情報を付加できます。	ファイルリクエストを使ってアップロードすれば、アップロード時にメタデータの入力を必須にすることができるので、メタデータの入力漏れを防げます。
Box Relay	Box上で発生した様々な操作をトリガー（引き金）として、Box上の後続処理を自動的に実行することができるワークフロー機能です。	正確なメタデータが入力されているかどうかを、アップロードした人とは別の人がチェック（承認・却下）できるよう、ファイルのアップロード時に自動的に「承認タスク」を設定することができます。
アクティビティログ	過去7年間にBox上のコンテンツに対して行われた様々な操作履歴を確認できる機能です。またファイルを修正するごとにその時のファイルの状態（バージョン）を保存し、後で過去の状態を確認できる機能も有しています。	特定のフォルダやファイルに絞ったログを抽出し、電子データの修正・削除の有無を確認できます。ログはCSVファイルとしてBoxに保存できるため、定期的にログファイルを保存することにより長期に渡るログの確保を可能にします。