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庶務を効率化し、営業活動に集中する
2016.07.26
コスト削減 営業力 業務効率化 社員育成

 工場で活躍する工作機械などの専門的な用途で活躍する機器を製造・販売する場合、機器の交換時期やメンテナンス時期は定期的に行われるもの。
しかし、定期的のスパンが一年以上と長いことも多く、庶務業務や新規案件開拓で手いっぱいになっていたり、引継ぎが上手くいっていなかったり、と「気が付けば案件失注に至っていた」といったことはありませんか?

  • 課題
  • 庶務が本来の業務を圧迫
  • ポイント
  • 業務効率化
  • 解決策
  • SFA - Salesforceの導入

日常の業務……それって本当に時間を割くべき仕事?

 営業活動ではコミュニケーションを通じて信頼関係を築き、そのなかで得た情報を元に、次の商談タイミングを掴む必要があります。
 生産業務に関わるような専門的な機器販売では単価が高く、商談に入る前から定期的なアプローチは必須です。
 また、今までお付き合いを続けているお客様であっても、定期的な情報収集を怠ってしまえば受注できる潜在的な商談を見逃してしまうことになりかねません。

 このように、顧客とのコミュニケーションを通じた情報収集と関係構築が営業担当者の本来の業務です。
 
 しかし、周辺の業務に追われ、定期的な会話が実現できていないケースも少なくありません。
 代表的な例は上司に報告する日報の作成です。
 
 ほかの営業担当者のノウハウを蓄積するためにも、日報による社内での情報共有は極めて重要です。

 しかし、営業担当者は日報を入力するためにいくつかの課題を乗り越えなければなりません。

 ・外出先から戻って日報を書いて、上司に報告……また残業。
 ・一日に複数のお客様を訪問。内容報告量が多い

 このような腰の重い課題のせいで、営業活動の時間が圧迫、モチベーションが下がった状態で書いた日報は内容を簡潔ゆえにあとから見直してもノウハウ蓄積に使えない…と本末転倒な状態に陥ってはいませんか?

営業活動に集中させるしくみを作る

 営業とは異なる業務によって、営業活動の時間を圧迫されてしまえば、お客様に合う時間が捻出できず、モチベーションも下がってしまいます。

 そこで求められるのが、日常業務の中で自然に情報の蓄積や伝達ができるような仕組みづくりです。

SFA - Salesforceの導入

 Salesforceでは基本パッケージになっている営業支援システム(以下、SFA)にその仕組みが組み込まれています。

 例えば、出先でスマートフォンなどのインターネットに接続できる端末から、手軽に営業に関する情報を蓄積できます。
 訪問を終えた直後に訪問情報や「○月×日までにA社の総務部部長と面会のアポイントを取る」といった次の活動予定を入力してしまいます。
 それだけで報告は完了!としてしまうのです。
 日報作成のためにわざわざ帰社したり、日報を書いた後に案件を管理しているシステムに入力…といった複数のシステムに同じ情報を入力したり必要もなく、日報にかかっていた時間を大幅に短縮することができます。

 このように報告の腰を重くさせる手間がなくなることで、これまでは省略しがちだった報告内容が、より詳細になり、よりビジネスに役立つ情報が収集できる可能性が出てきます。
 会社に帰らなくても、スマートフォンやインターネットに接続できる端末から簡単なテキスト投稿だけで報告し、上司が確認できる仕組みがあれば、営業担当の負荷はぐんと減ります。

 さらに、お客様の訪問の報告と合わせて次のスケジュールを入力する仕組みがSalesforceにはあります。
 お客様と会話したあとは、必ず次のアクションが見えてきます。たとえば、次は3か月後に連絡する、3日後には見積りをお渡しする、といった内容です。
 こういったスケジュールをすぐに入力しておくことで、時期が近づくと次の作業内容としてSFAから通知され、コミュニケーションのタイミングを逃しません。

 営業担当者の周辺業務を効率化し、自然に営業活動の履歴を蓄積・共有する仕組みを構築は潜在的に逃している「商談」を掴むことに繋がります。

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会 場: 野々市市文化会館フォルテ カルチャールーム(石川県野々市市本町5-4-1)
参加費: 無料 (事前申込制)
主 催: 株式会社タスク

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