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Box Driveを使う本当の理由 Part2

2018.01.16
box

こんにちは、タスクの福岡です。

前回のブログでご紹介しましたBox Drive。
みなさんインストールの方はされましたでしょうか。
今回はBox Driveをもっと掘り下げてご紹介します。

Box Driveを使ってみる

Ⅰ Box Driveの使用感

では実際にBox Driveを使ってみましょう。
使い方は非常に簡単です。デスクトップに作られたアイコンを叩けば、セットアップ時に認証を受けたユーザーのルートフォルダがエクスプローラー上に開きます。
あとは通常のエクスプローラーと全く同じ操作になります。

20171130_BoxDrive_008
Box Driveでフォルダやファイルの操作を行うと、以下の通りBoxにもその操作が反映されます。
つまり、ユーザーはBoxを使っていることをあまり意識する必要がありません。

・Box Driveに新しくコンテンツを配置すれば、Boxにアップロードされます。
・Box Driveのファイルを開いて上書き保存をすれば、Boxのファイルもアップデートされます。
・Box Driveでのフォルダ・ファイルの移動やリネームは、Boxにも反映されます。
・Box Driveでファイルを削除すれば、Boxでもごみ箱に移動されます。

また、Boxで与えられた権限の範囲を超える操作はBox Driveでも不可能です。
たとえば「プレビューアー」や「アップローダー」で招待されたフォルダは、ファイルを直接開くことも、ローカルにコピー(ダウンロード)することもできません。
なお、フォルダの移動と権限については以下に詳しく記載されています。

Box Driveのフォルダ移動と権限について

 

その他、Box Driveを使ってみて地味に便利だなと思った点を挙げてみます。

・ツリービューが利用できる
・タイムスタンプが日付だけでなく時刻まで表示される
・フォルダ内のファイルが、すべてスクロールで確認できる

これらはエクスプローラーなら当たり前の機能ですが、BoxのWeb UIでは足りていない部分です。
Web UIに慣れていないと、こういうところで戸惑ったり「イラっ」としたりしてしまうんですが、Box Driveなら解決されます。

20171130_BoxDrive_009

 

Ⅱ Box Driveで追加される機能

エクスプローラ上でファイル・フォルダを右クリックすると、新たに「Box」というメニューが追加されているのが分かります。
Box固有の機能もエクスプローラから使えるようになります。

20171130_BoxDrive_010

・Copy Link
Boxの共有リンクが生成され、クリップボードにコピーされます。
誰かにコンテンツを共有したい場合は、メールソフトやメッセージングアプリなどを起動し、このリンクを貼り付けます。

・Email Link
既定のメールソフトが起動し、本文にBoxの共有リンクが貼り付いた状態となります。
「Copy Link」よりも素早く簡単にコンテンツを共有できます。

・View on Box.com
既定のWebブラウザが起動し、Boxのサイトにアクセスし、Box Web UIでコンテンツを開きます。
Boxにログインしていない場合はログイン画面が開き、認証後にコンテンツを開きます。
Web UIでしかできない高度なBoxの機能を使う場合にはこれを指定します。

Ⅲ システムトレイの検索ツール

Box Driveの機能の中で個人的に最も便利だと思ったのが、システムトレイに常駐する検索ツールです。これを使えば、Box内の欲しい情報に即座にアクセスできるので、大変重宝しています。

Box Driveをインストールすると、システムトレイにBoxのアイコンが追加されます。これをクリックするとBox Drive専用の検索ツールが起動します。
下の画像のようにとてもシンプルなデザインで、「Search Box」欄に文字を入力すると検索が実行されます。

20171130_BoxDrive_011

 

検索ワードを入力すると、その文字を名前に含むフォルダやファイルだけでなく、ファイル内にその文字を含むファイルもリストアップしてくれます。この辺りはBox Web UIの検索機能と同じです。
リスト内のフォルダ・ファイルをクリックすれば、その概要が確認できます。
またリスト内のフォルダ・ファイルをダブルクリックすれば直接開くことができます。
レスポンスはサクサクと小気味よい感じで、ストレスはほとんど感じません。

20171130_BoxDrive_012

 

Box Driveを使う本当の理由

以上がBox Driveを使ってみた感想でした。
いかがだったでしょうか?

会社で新しいツールを使おうとすると、どうしても今までのやり方を変えることによるデメリットがつきまといますが、それが企業のコンテンツ管理ツールともなると影響範囲が広い上に使用頻度が極めて高いので、ツールの使い勝手が企業の生産性を左右すると言っても過言ではなく、導入に慎重にならざるを得ません。
でもBox Driveなら、これまでの使い方をほとんど変えることなく新しいツールのメリットを享受できます。
デメリットをほとんど感じないのは、企業にとってこの上ない安心材料になるのではないでしょうか。

ただし、Box Driveを使う本当の理由は、ラクして社員に無制限のストレージを使わせることだけではありません。
もっと深いところにあるのです。
Box Driveの本当の目的は、何はなくともまずは「Boxと仲良くなってもらう」ことなのです。

「高機能です」の一点張りで最初からWeb UIを広めようとすると、社員から頭ごなしに反発される可能性がありますが、Box Driveから始めることによって、「なんだか難しそうで嫌だ」という固定観念が少なからず取り除かれ、「Boxって結構使えるね!」となります。

このスタートラインさえうまくクリアしてしまえば、あとは利用者側から「もっとBoxを使いこなしたい」という欲求が自然と出てくるようになるので、その時こそ本当のBox、すなわちWeb UIを展開できるのです。

Boxが持つ本来のコンテントマネジメントの機能をフル活用するための布石として、Box Driveを検討してみてはいかがでしょうか。

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